Se você quer acompanhar a transformação digital e eficiência operacional na sua empresa, entender mais sobre a inteligência artificial no ERP é o primeiro passo. Afinal, a possibilidade de automatizar tarefas, analisar grandes volumes de informações desperta o interesse de empresas de diferentes segmentos. Mas, antes de incorporar essas tecnologias à gestão, existe uma etapa fundamental: preparar a estrutura que dará suporte a elas.

É preciso considerar que a inteligência artificial não resolve automaticamente problemas relacionados a erros nos cadastros ou desatualização dos processos. Pelo contrário: quando aplicada sobre uma base pouco estruturada, pode acelerar falhas e gerar a perda de confiabilidade nos resultados.

Sendo assim, para empresas que utilizam sistemas de gestão como o TOTVS Protheus, essa preparação envolve diferentes aspectos, desde a qualidade dos dados até a integração entre áreas e o preparo das equipes. Mas o que precisa estar organizado antes de automatizar? Saiba mais a seguir: 

Inteligência artificial no ERP: por que a preparação é tão importante?

Em primeiro lugar, deve-se considerar que um ERP concentra informações essenciais para o funcionamento de uma empresa. Isso envolve processos como estoque, compras, vendas, produção, financeiro e contabilidade são alguns dos processos que dependem dos dados registrados e compartilhados pelo sistema.

Com a inteligência artificial, essas informações podem ganhar novas possibilidades de análise e utilização. A tecnologia pode apoiar a identificação de padrões, a automatização de atividades e a interpretação de dados que antes precisavam de análises manuais.

Entretanto, a qualidade desses resultados depende das informações disponíveis e da estrutura dos processos.

Vamos supor que uma empresa que possui registros desatualizados e controles paralelos em planilhas. Se uma ferramenta de inteligência artificial utilizar essas informações sem critérios adequados, poderá apresentar análises com erros ou recomendações que não representam a realidade da operação.

Por isso, antes de pensar em quais tarefas automatizar, é importante avaliar se o ambiente está preparado para receber essa tecnologia.

5 pontos que precisam estar organizados antes de implementar IA no ERP

Veja a seguir os 5 pontos que precisam ser organizados antes de implementar IA no ERP:

1. Dados confiáveis e padronizados

A qualidade dos dados é um dos principais fatores para o sucesso de qualquer iniciativa de inteligência artificial.

A presença de informações incompletas, duplicadas, desatualizadas ou registradas de maneiras diferentes dificultam a interpretação dos resultados e comprometem as análises.

No contexto de um ERP, isso pode envolver cadastros de produtos e fornecedores, informações fiscais, registros de estoque, movimentações financeiras e dados relacionados à produção.

Uma hipótese seria uma indústria que utiliza diferentes nomenclaturas para identificar um mesmo insumo. Essa falta de padronização pode dificultar a consolidação das informações e prejudicar análises sobre consumo, compras e disponibilidade de materiais.

Antes de automatizar, portanto, é importante:

• Revisar e atualizar os cadastros do sistema;
• Identificar registros duplicados ou inconsistentes;
• Padronizar nomenclaturas e classificações;
• Verificar a integridade das informações;
• Estabelecer critérios para atualização e manutenção dos dados.

Quanto mais confiável for a base de informações, maiores serão as condições para utilizar a inteligência artificial de maneira consistente.

2. Processos bem definidos

Automatizar um processo não significa, necessariamente, torná-lo mais eficiente.

Quando uma atividade possui etapas desnecessárias, responsabilidades pouco claras ou falhas recorrentes, aplicar tecnologia sem revisar sua estrutura pode apenas reproduzir os mesmos problemas em outra velocidade.

Por isso, antes de implementar inteligência artificial no ERP, é necessário compreender como os processos funcionam na prática.

Uma empresa pode, por exemplo, ter um fluxo de compras que depende de aprovações manuais, controles externos e conferências realizadas por diferentes profissionais. Antes de automatizar alguma dessas etapas, é importante identificar quais atividades realmente agregam valor, onde estão os gargalos e quais regras precisam ser respeitadas.

Algumas perguntas ajudam nessa avaliação:

• As etapas do processo estão documentadas?
• Os responsáveis por cada atividade estão definidos?
• Existem controles paralelos ao ERP?
• As regras de negócio estão claras?
• Os problemas recorrentes já foram identificados?

A estruturação dos processos torna mais fácil identificar onde a inteligência artificial pode contribuir e quais atividades apresentam potencial de automação.

3. Integrações funcionando

Uma empresa não funciona de maneira isolada. As informações circulam entre diferentes departamentos, sistemas, plataformas e ferramentas utilizadas na operação.

Por isso, a integração é outro ponto importante na preparação do ERP para a inteligência artificial.

Quando sistemas não se comunicam adequadamente, podem surgir informações duplicadas, divergências entre registros e dificuldades para consolidar dados.

Vamos supor que, em uma operação, o estoque, compras e produção trabalham com informações diferentes sobre a disponibilidade de determinada matéria-prima. Nesse cenário, qualquer análise que dependa desses dados pode apresentar uma visão incompleta da realidade.

Antes de implementar novas soluções, é importante avaliar se:

• As integrações entre sistemas estão funcionando corretamente;
• As informações são atualizadas de forma contínua;
• Existem falhas na comunicação entre departamentos;
• Há duplicidade de registros;
• Os dados necessários estão disponíveis para as ferramentas que serão utilizadas.

No caso do TOTVS Protheus, essa avaliação também deve considerar as integrações existentes, as customizações e as particularidades do ambiente de cada empresa.

4. Governança da informação

Ter muitos dados disponíveis não significa que todos devam ser acessados ou utilizados sem critérios.

A governança da informação estabelece regras para organizar, proteger, atualizar e utilizar os dados da empresa. Ela também ajuda a definir quem pode acessar determinadas informações, quais são as responsabilidades sobre sua manutenção e como garantir a segurança dos registros.

Esse cuidado se torna ainda mais importante quando a empresa começa a utilizar ferramentas de inteligência artificial.

Entre os pontos que merecem atenção estão:

• Controle de acesso às informações;
• Definição de responsáveis pelos dados;
• Políticas de segurança e privacidade;
• Rastreabilidade das alterações;
• Critérios para compartilhamento de informações;
• Conformidade com a LGPD, quando aplicável.

Também é importante avaliar como as ferramentas de inteligência artificial recebem, processam e armazenam informações, considerando suas políticas de segurança e as permissões estabelecidas pela empresa.

Afinal, automatizar não significa abrir mão do controle. A tecnologia precisa operar dentro de regras claras e alinhadas às necessidades do negócio.

5. Preparo da equipe

A transformação digital não depende apenas de sistemas e ferramentas. As pessoas continuam sendo parte fundamental de qualquer mudança na operação.

A implementação de inteligência artificial pode alterar rotinas, modificar responsabilidades e exigir novas habilidades dos profissionais. Por isso, preparar a equipe é tão importante quanto organizar a infraestrutura tecnológica.

Os colaboradores precisam compreender como as novas ferramentas funcionam, quais atividades podem ser automatizadas e como interpretar os resultados apresentados.

Também é necessário deixar claro que a inteligência artificial deve apoiar o trabalho das equipes, e não substituir indiscriminadamente a análise humana.

Nesse processo, vale investir em:

• Treinamentos sobre as novas ferramentas;
• Orientações para utilização responsável da IA;
• Documentação dos processos atualizados;
• Definição de responsabilidades;
• Comunicação sobre as mudanças;
• Acompanhamento dos resultados após a implementação.

Quando as pessoas entendem a tecnologia e sabem como utilizá-la, a empresa aumenta as chances de transformar a automação em ganhos concretos para a operação.

Qual é o papel do ERP nessa transformação?

O ERP ocupa uma posição importante na estratégia de transformação digital porque concentra informações e processos essenciais para a gestão empresarial.

No caso do TOTVS Protheus, a possibilidade de evoluir o ambiente depende de uma análise das funcionalidades disponíveis, das configurações existentes, das integrações e das necessidades específicas da empresa.

A inteligência artificial pode complementar esse ecossistema, mas sua aplicação precisa considerar a arquitetura do ambiente e os objetivos que a organização pretende alcançar.

Isso significa que nem toda iniciativa precisa começar com uma grande implementação tecnológica. Em muitos casos, revisar parametrizações, organizar cadastros, melhorar integrações e eliminar controles paralelos já representa um avanço importante.

O primeiro passo é identificar quais problemas a empresa deseja resolver e avaliar se sua estrutura atual está preparada para receber novas soluções.

Como começar a preparar sua empresa para a inteligência artificial no ERP?

A preparação pode começar com um diagnóstico do ambiente atual.

Em vez de escolher uma ferramenta e tentar adaptar toda a operação a ela, vale seguir uma sequência de análise:

• 1. Identifique os gargalos: entenda quais atividades consomem mais tempo, apresentam erros recorrentes ou dependem de controles manuais.
• 2. Avalie a qualidade dos dados: verifique se as informações utilizadas nesses processos são completas, atualizadas e padronizadas.
• 3. Mapeie os processos: identifique etapas, responsáveis, regras de negócio e pontos que podem ser simplificados.
• 4. Revise as integrações: avalie se os sistemas envolvidos compartilham informações corretamente.
• 5. Defina prioridades: escolha oportunidades de automação considerando impacto operacional, viabilidade e objetivos do negócio.
• 6. Prepare as equipes: envolva os profissionais que participam dos processos e ofereça orientação para a utilização das novas tecnologias.

Essa abordagem permite que a empresa avance de maneira estruturada, evitando investimentos em soluções que não atendam às necessidades reais da operação.

Como a M3Case pode ajudar na evolução do seu ERP?

Preparar o ambiente para novas tecnologias requer conhecimento sobre o sistema e compreensão dos processos que fazem parte da rotina empresarial.

A M3Case atua com consultoria, implantação, sustentação, treinamento e customizações no TOTVS Protheus, apoiando empresas na análise e evolução de seus ambientes de gestão.

Por meio de uma avaliação especializada, é possível identificar oportunidades de melhoria, revisar parametrizações, analisar integrações e compreender quais ajustes podem contribuir para uma operação mais organizada e eficiente.

Essa preparação é importante não apenas para iniciativas de inteligência artificial, mas também para garantir que o ERP acompanhe o crescimento e as mudanças do negócio.

Conclusão – Antes de automatizar, organize a base

Por fim, a inteligência artificial no ERP pode aumentar as possibilidades de análise e  automação. Entretanto, seus resultados dependem de uma estrutura preparada para utilizar a tecnologia. Afinal, automatizar processos desorganizados não elimina os problemas existentes. Em muitos casos, apenas faz com que eles aconteçam mais rapidamente.

Sua empresa está preparada para dar o próximo passo na transformação digital?

Entre em contato com a M3Case e descubra como uma análise especializada do TOTVS Protheus pode ajudar a organizar e evoluir seu ambiente de gestão e preparar sua empresa para novas possibilidades de automação e tecnologia.

Leia mais: Sinais de que está na hora de migrar seu ERP para o TOTVS Protheus