É muito comum no meio corporativo a solicitação de reembolsos dos colaboradores para despesas diversas como almoço, traslado, papelaria, ou qualquer outra despesa que o colaborador tenha durante o trabalho. Por serem despesas de baixo custo, geralmente deixam de estar integradas ao sistema, e as empresas encontram em formulários físicos uma forma de administrar os reembolsos; posteriormente, alguém do setor financeiro realizará o lançamento das despesas e terá de revirar a pilha de formulários gerados no mês. Com o objetivo de facilitar este processo de reembolso, um dos nossos analistas, desenvolveu a rotina de “Solicitações de Reembolso” para uso no ERP TOTVS Protheus. Neste artigo, vamos demonstrar os detalhes dessa funcionalidade. O funcionamento dela consiste nos seguintes passos: 1 – O colaborador lança no sistema uma “solicitação de reembolso”,  inserindo os detalhes da despesa que teve e os dados para reembolso; 2 – Após a inclusão, o sistema encaminhará um e-mail para a diretoria ou responsável financeiro, para a aprovação/reprovação do reembolso; 3 – Aprovado, a solicitação é convertida em um título a pagar no módulo do Financeiro; 4 – E por fim o Financeiro poderá realizar o pagamento do reembolso.     Vejamos como a rotina funciona no detalhe ilustrando com algumas imagens do ERP TOTVS Protheus.  

Inclusão da Solicitação do Reembolso

    Nesta tela, serão inseridas as informações da solicitação do reembolso e que chegarão até os aprovadores. Um pré-requisito para o lançamento da solicitação é o cadastro do próprio colaborador como um Fornecedor. Caso seja aprovado, é possível definir um intervalo específico de dias para o vencimento do título, a partir da emissão da solicitação. A natureza da operação é um informação obrigatória e a empresa poderá definir e cadastrar as que forem necessárias. Na tela abaixo do cabeçalho, o colaborador poderá listar os itens do reembolso com descrição, valores e arquivo de comprovante (em formatos de imagem ou documento) e confirmar a inclusão. Após inclusão, automaticamente será enviado um workflow por e-mail para o(s) aprovador(es) cadastrados no sistema e a solicitação ficará com status “Em Aprovação”.   Formato do e-mail e página HTML para Aprovação  

 

 

  No e-mail enviado ao aprovador, os anexos inseridos pelo colaborador poderão ser abertos diretamente pelo e-mail e o link para a página da web em html estará no corpo do e-mail. Na página web, o aprovador terá a visão geral dos dados dessa solicitação de reembolso, e poderá aprovar ou reprovar inserindo a justificativa num campo de texto abaixo das opções de aprovação e reprovação. Após enviar a sua decisão, o sistema receberá o retorno e atualizará o status da solicitação e encaminhará um e-mail de notificação ao colaborador.  

Aprovação da Solicitação

 

    Na mesma tela de inclusão da solicitação de reembolso, o colaborador poderá também consultar o status da sua solicitação na opção “Consulta Aprovação” e reenviar o e-mail, na opção “Reenvio Workflow” para os aprovadores caso algum tipo de inconsistência tenha ocorrido durante o primeiro envio dos e-mails.  

Títulos a Pagar no Financeiro

  Assim que o sistema recebe a confirmação da aprovação da solicitação, ele gera o título a pagar do valor total da solicitação, que será identificado com um tipo próprio “SR-Solicitação de Reembolso” e Prefixo “MAN – Manual”. Este título estará em nome do colaborador e poderá ser facilmente identificado para pagamento e efetivação do reembolso.

  Esta funcionalidade otimiza o processo de reembolso através do processo de workflow, garante a confiabilidade dos dados e armazenamento de histórico, além de integrar-se aos demais processos já integrados ao ERP da empresa. Este é um dos exemplos de soluções desenvolvidas pela equipe da M3Case para aumentar a produtividade da sua empresa através da otimização dos processos.    

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