Você sabe como a LGPD e ERP Protheus se conectam e influenciam a segurança dos dados da sua empresa? Desde a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), toda organização que coleta, armazena ou trata informações pessoais precisa garantir que seus sistemas, inclusive o ERP, esteja de acordo com a legislação.
Nesse cenário, nós da M3Case preparamos um artigo com os principais impactos da LGPD sobre a utilização do ERP Protheus, as boas práticas para implementação, e como uma consultoria especializada pode ajudar sua empresa a manter a conformidade, segurança e produtividade. Saiba mais a seguir:
O que diz a LGPD?
A LGPD regula todo tratamento de dados pessoais no Brasil, inclusive os dados de colaboradores, fornecedores, clientes, entre outros. A partir da vigência da LGPD, empresas que armazenam ou processam esses dados respondem civil e administrativamente pela proteção dos mesmos, pelos direitos dos titulares (como acesso, correção, eliminação) e pela transparência no uso dos dados.
O ERP Protheus, como sistema central de gestão de recursos humanos, financeiro, estoque, vendas, apuração de impostos e obrigações fiscais, concentra grande volume de dados pessoais sensíveis e rotineiros. Sendo assim, sua operação regular sem ajustes pode implicar em riscos legais, multas e danos à reputação.
Quais são os efeitos da LGPD no uso do ERP Protheus?
Entre os efeitos da LGPD no uso do ERP Protheus, estão:
Segurança da informação
Quando o assunto é LGPD e ERP nos remetemos à segurança da informação. Isso inclui a criptografia de dados sensíveis em trânsito e em repouso, proteção física e lógica do servidor, segurança em backups, proteção contra vazamentos, ataques internos ou externos. Sendo assim, a LGPD requer medidas técnicas e administrativas para garantir confidencialidade, integridade e disponibilidade dos dados.
Consentimento, transparência e base legal
A empresa precisa definir qual é a base legal para cada dado de armazenamento no Protheus, incluindo consentimento, obrigação legal, execução de contrato etc. Além disso, também é necessário comunicar aos titulares sobre o uso dos seus dados, tratamento e armazenamento. Muitas vezes isto reflete diretamente nos módulos de CRM, cadastro de fornecedores/clientes, comunicação eletrônica, marketing integrado ao ERP.
Treinamento e conscientização
Os usuários do ERP Protheus (financeiro, RH, fiscais, cobrança etc.) precisam entender práticas adequadas, saber usar as funções de privacidade, evitar compartilhamentos indevidos, gerir senhas fortes, tratar dados com cuidado, usar corretamente logs, relatórios, backups.
Leia também: Por que contar com suporte especializado do ERP Protheus?
Boas práticas para implementar LGPD e ERP Protheus
Agora que você já sabe a importância da LGPD, é importante considerar as boas práticas para associar LGPD e ERP Protheus:
Diagnóstico inicial
Contratar consultoria especializada, como a M3Case, para levantamento de todo uso do ERP Protheus. Isso inclui, por exemplo, os módulos usados, customizações AdvPL, integrações, cadastros, relatórios, backups, logs etc.
Políticas e procedimentos
Outra prática essencial é a criação de políticas internas formais de privacidade, acesso a dados, retenção, tratamento de incidentes e consentimento. Lembre-se, portanto, que é importante documentar tudo!
Customizações e ajustes técnicos
Inclui implementar controles de acesso refinados, ajustar telas, relatórios para ocultar ou anonimizar dados pessoais desnecessários; automatizar exclusão segura de dados sem finalidade e criptografar dados sensíveis (como CPF, RG, endereços, dados bancários) onde possível.
Auditoria
Requer o monitoramento e o registro de quem acessou as informações, quando, a partir de onde. Isso é essencial, por exemplo, em caso de necessidade de demonstração de conformidade.
Treinamento contínuo
Todos que usam o sistema devem passar por treinamentos sobre LGPD e ERP Protheus, incluindo os setores fiscal, RH, contábil, financeiro e comercial, para usá-lo corretamente.
Planos de resposta a incidentes
Ao implementar LGPD e ERP, a empresa deve estabelecer rotinas para identificar, avaliar danos, notificar autoridades e titulares quando necessário.
Revisão contratual e base legal
É preciso verificar contratos com fornecedores de TI, hospedagem de servidor, Cloud, parceiros, garantindo cláusulas de proteção de dados. Deve-se, portanto, ter uma base legal para cada processamento de dados no ERP Protheus.
Como a M3Case pode ajudar sua empresa a manter a conformidade entre LGPD e ERP Protheus?
A M3Case oferece os serviços que sua empresa precisa para integrar tecnologia, gestão e legalidade, incluindo:
- Consultoria em implantação: configuramos o ERP Protheus desde o início com foco em LGPD. Nesse processo, definimos perfis, fluxos de autorização, segurança, customizações necessárias.
- Customizações AdvPL: desenvolvimento sob medida para que funções do Protheus atendam aos requisitos de privacidade.
- Sustentação e correção de erros: resolvemos problemas operacionais que afetam a segurança ou privacidade.
- Treinamento: capacitamos os usuários de todos os setores que interagem com o ERP Protheus para que compreendam os requisitos da LGPD, saibam utilizar os recursos do sistema adequadamente e previnam incidentes.
- Suporte contínuo: mantemos o sistema operando com desempenho e segurança, aplicamos patches, atualizações Protheus, mantemos o compliance ativo.
E quais são os principais benefícios de cumprir LGPD no ERP Protheus?
Ao cumprir a LGPD no seu ERP, a empresa pode desfrutar de vários benefícios, como por exemplo:
- Redução de riscos legais e multas por tratamento inadequado de dados.
- Confiança do cliente e reputação, uma vez que ao demonstrar responsabilidade no tratamento de dados, as empresas ganham credibilidade no mercado.
- Melhor controle de custos, ao evitar custos com incidentes, vazamentos, processos, perdas de contratos ou clientes por falha de privacidade.
- Aprimoramento na apuração fiscal, visto que os dados corretos, completos, atualizados permitem resultados mais confiáveis e cumprimento das obrigações fiscais.
Conte com a M3Case e aproveite os benefícios de associar LGPD e o ERP Protheus.
Por fim, integrar LGPD e ERP Protheus é a melhor alternativa para empresas industriais ou varejistas que buscam operar de forma segura e de acordo com a legislação. O Protheus, por ser um sistema amplo e central, concentra muitas funcionalidades, incluindo RH, fiscal, financeiro, estoque, e também muitos dados pessoais. Se esses dados não forem bem geridos, há riscos legais, operacionais e reputacionais.
Sendo assim, a conformidade não é custo, é investimento. E para isso, contar com serviços de implantação, customização, sustentação, treinamento e suporte especializados é essencial para assegurar que o Protheus seja usado plenamente, dentro dos padrões exigidos pela LGPD.
Quer saber mais? Entre em contato com a M3Case! Podemos ajudar você a mapear riscos, implementar soluções e treinar sua equipe para que o sistema opere em conformidade.