ERP – Enterprise Resource Planning é um sistema de gestão que permite acesso fácil, integrado e confiável aos dados de uma empresa. A partir das informações levantadas pelo software, é possível fazer diagnósticos aprofundados sobre as medidas necessárias para reduzir custos e aumentar a produtividade.
Apesar de muitos gestores ainda desconhecerem essa solução, quais são as suas funcionalidades e como ela pode contribuir com o negócio, é fundamental entendê-la. Por quê? Basicamente, porque a integração proporcionada aumenta a eficácia e facilita a comunicação entre os setores.
A tecnologia ainda favorece a análise de dados e processos. Com isso, o gestor toma decisões mais precisas, com o objetivo de elevar o crescimento e a rentabilidade da companhia. Para entender melhor, preparamos um guia com as principais informações sobre o assunto.
ERP – Enterprise Resource Planning – O que é?
A sigla ERP significa “Enterprise Resource Planning”, ou sistema de gestão integrado. Essa tecnologia auxilia o gestor da empresa a melhorar os processos internos e integrar as atividades de diferentes setores, como vendas, finanças, estoque e recursos humanos.
A partir da centralização das informações em uma plataforma única, o fluxo de dados corporativos se torna mais fluido e é compartilhado com facilidade. Ao mesmo tempo, essas soluções eliminam a duplicidade de informações.
Com isso, a solução se mantém como uma base única e íntegra. O resultado é o acesso a insights valiosos, que contribuem para uma tomada de decisão acertada.
– Atuação do ERP – Resource enterprise Planning
O ERP ajuda o gestor a administrar as contas a pagar e a receber, monitorar as vendas e acompanhar os pedidos de compras. A ferramenta também contribui para a gestão de pessoas, por meio da oferta de informações sobre a produtividade da equipe, por exemplo. Dessa maneira, o sistema ERP facilita o gerenciamento das informações de diversos setores da organização.
Essa característica aumenta o controle e o acompanhamento dos processos. Afinal, se cada departamento utilizar um software diferente, podem ser gerados erros nas informações que comprometerão a capacidade produtiva.
Por sua vez, a integração dos dados aumenta a eficiência da gestão e dá rapidez aos procedimentos. A comunicação entre as equipes também passa a ser mais efetiva e os problemas podem ser resolvidos com agilidade. A consequência são menos impasses com clientes ou fornecedores.
Quer entender como esse processo funciona na prática?
Por exemplo, o ERP – Enterprise Resource Planning identifica que uma matéria-prima foi encaminhada ao setor de produção, De maneira automática, esse item é retirado do estoque e as informações do setor de compras são atualizadas. Desse modo, há mais facilidade para controlar a necessidade de aquisição de materiais.
Além disso, o sistema pode auxiliar os departamentos de RH e finanças. Por exemplo: o gestor de recursos humanos lança os dados dos colaboradores, enquanto o financeiro insere as informações de pagamentos. Nesse processo, a solução faz o controle de todo o ciclo para evitar erros nos valores repassados.
Por fim, o setor de marketing também pode utilizar o software de gestão. Ao perceber que um produto apresenta queda nas vendas, você pode realizar uma campanha específica para mudar a situação e evitar um prejuízo. Ainda existem outras funcionalidades oferecidas pelo ERP – Enterprise Resource Planning, entre elas:
- simplificação de processos operacionais;
- união de inteligência e qualidade para as informações;
- controle de estoque e de custos;
- gestão integrada dos dados;
- controle e cumprimento dos prazos;
- aumento da produtividade.
Desse modo, fica claro que todos os setores são beneficiados. No entanto, saber o que é o ERP – Resource Enterprise Planning é apenas o primeiro passo. Mais que as aplicabilidades já destacadas, essa solução também fornece mais transparência às ações executadas.
ERP – Enterprise Resource Planning e a Segurança dos Dados
Uma empresa só terá um crescimento exponencial e sólido se contar com um bom software de gestão. Além de contribuir com as atividades operacionais, essa solução também fornece subsídios à segurança das informações — aspecto básico para manter um bom relacionamento com os clientes, conquistar competitividade e evitar prejuízos à reputação.
Para ter uma ideia, esse assunto é tão importante que os gastos com inteligência artificial e machine learning voltados para a segurança da informação já ultrapassam a casa dos milhões de dólares.
Como isso acontece?
A resposta é simples! A maioria dos modelos atuais de ERP trabalha em nuvem.
Esse ambiente online é mais seguro, porque conta com diversos mecanismos de proteção. Essas camadas de segurança evitam a perda dos dados e também aceleram a recuperação das informações, caso algum imprevisto aconteça. Para entender melhor, veja algumas das ferramentas utilizadas para essa finalidade.
Criptografia
Firewalls
Essa opção nem sempre é adotada, mas é uma medida de segurança extra, principalmente se contar com recursos avançados. A ideia é tornar as informações inacessíveis para qualquer pessoa não autorizada. Esse processo é feito por meio de protocolos de codificação específicos, que embaralham as informações e as tornam impossíveis de visualizar.
O foco é o monitoramento do tráfego entre o banco de dados do ERP e os setores que o utilizam. Com essa fiscalização do fluxo de informações, os ataques maliciosos são identificados e automaticamente bloqueados. Apesar de não influenciar o funcionamento do sistema, ele interrompe o acesso a determinadas portas, a partir do nível de segurança estabelecido.
Controle do Acessos de Dados
Firewalls
O acesso restrito das informações oferece a visualização dos dados apenas por colaboradores e gestores credenciados. Esse controle ainda permite saber quem verificou e quando, a fim de reduzir a chance de invasões.
Ainda é possível implantar links dedicados, a depender das demandas e da capacidade da sua empresa. Com esse recurso, você evita o acesso de pessoas não autorizadas aos arquivos compartilhados.
Em suma, saber o que é o ERP e implantá-lo no seu negócio é uma forma de manter os dados corporativos confidenciais. Você aumenta sua proteção devido a todos esses mecanismos. Da mesma forma, evita que o mal uso dos softwares e hardwares gere brechas e vulnerabilidades passíveis de exploração por hackers.
Um sistema ERP completo apresenta diversos módulos que podem fazer parte do modelo padrão ou indexados conforme as necessidades da companhia. Conheça os principais:
- Faturamento;
- Financeiro;
- Compras;
- Estoque;
- RH;
- Fiscal;
- Gerenciamento de projetos;
- Produção.
Vale a pena destacar que existe, portanto, a possibilidade de personalização, conforme veremos mais para frente.
ERP – Enterprise Resource Palning – Contratação do Sistema
Há várias alternativas, mas o mais comum é ter um plano básico, que contempla um pacote de módulos essenciais para a gestão da sua empresa, e outros complementares, que são adquiridos conforme as demandas organizacionais.
Você também tem a chance de incluir essas funcionalidades depois da contratação, quando surgir a necessidade. Dentro desse escopo, apresentamos abaixo algumas das diversas opções disponíveis. Confira!
Back Office
Recursos Humanos
Foca a área administrativa da empresa. O pacote básico oferece as opções mais comuns, como estoque, faturamento, compras e financeiro. No intermediário, você conta com os anteriores e ainda agrega soluções contábil, fiscal e ativo fixo. Por fim, o completo compreende todos os módulos, o que oferece mais autonomia à organização.
É voltado para a gestão de pessoas e dividido em pacote básico e completo. O primeiro é aquele que contém os módulos mais usados pelas empresas que ainda estão no início dessa atividade. Os dois principais são ponto eletrônico e folha de pagamento. Por sua vez, o segundo automatiza esses processos e as seguintes tarefas:
- Medicina e segurança do trabalho;
- Cargos e salários;
- Recrutamento e seleção;
- Treinamento e desenvolvimento;
- Avaliação de desempenho.
Plataforma de Produtividade e Colaboração
Nesse caso, as aplicações contratadas potencializam seu ERP. Por um lado, o objetivo é reduzir os custos com personalizações.
Por outro lado, o pacote oferece uma solução completa de Business Intelligence (BI). O propósito é aumentar a visibilidade de indicadores e dados para facilitar as tomadas de decisão.
Ainda existem soluções verticais para 12 segmentos de mercado. Todas elas automatizam a atividade-fim de forma integrada ao back office.
As alternativas são voltadas para os seguintes setores:
• Agroindústria;
• Manufatura;
• Varejo;
• Educacional;
• Construção e projetos;
• jurídico;
• Saúde;
• Hospitalidade;
• Distribuição;
• Logística;
• Serviços;
• Serviços financeiros;
Software de Gestão
O sistema tem três camadas.
Apresentação, processamento lógico e armazenagem.
Confira como funciona cada uma!
Apresentação
Processamento Lógico
Armazenagem
Essa é a camada que dá acesso ao sistema por meio de formulários para preenchimento. Ela faz a comunicação com a de processamento lógico, a fim de realizar a transmissão das informações.
Esse é o local que recebe os dados e faz a integração com os diversos módulos do sistema ERP. Ele é responsável por dar uma resposta ao usuário sobre determinada solicitação ou fazer o armazenamento das informações.
Essa é a camada que recebe novas atualizações para dar continuidade aos processos empresariais e aperfeiçoar os sistemas de segurança. Para isso, uma equipe técnica faz o ajuste do código-fonte e uma nova programação.
As informações que passam pela camada de processamento chegam até a etapa de armazenagem, em que os arquivos são salvos em um banco de dados. Dali, eles podem ser acessados a qualquer momento que o gestor precisar. Muitas vezes, também é possível exportar para um arquivo PDF ou fazer o envio da informação para a nuvem.