Não é raro encontrar empresas, seja de pequeno ou médio porte, que cometem erros na gestão do ERP Protheus. Vale destacar que esse é um sistema essencial, porém, sua eficiência depende da forma como ocorre sua administração, e essas falhas podem comprometer resultados, custos e até mesmo a operação diária.
Nesse cenário, nós da M3Case preparamos um artigo para destacar os principais erros cometidos na gestão do ERP Protheus e, mais importante, como evitá-los para que sua empresa aproveite todo o potencial da solução da TOTVS. Saiba mais a seguir:
1) Falta de planejamento na implantação
Um dos erros mais comuns na gestão do ERP Protheus está na falta de um planejamento adequado antes de colocar o sistema em funcionamento. Muitas empresas acreditam que basta instalar o sistema para resolver todos os problemas, mas a falta de análise prévia das necessidades da operação leva a falhas graves.
Sem um mapeamento de processos, há riscos de implantar módulos desnecessários, deixar de configurar funções importantes e até gerar retrabalho para a equipe.
Como evitar?
Para evitar a falta de planejamento na implantação, é essencial realizar um diagnóstico dos processos internos antes da implantação. Além disso, deve-se contar com especialistas que entendam tanto do ERP quanto das particularidades do seu segmento.
2) Não treinar a equipe de forma adequada
Outro erro comum na gestão do ERP Protheus é não treinar a equipe de forma adequada. Isso porque, mesmo sendo uma ferramenta essencial, sem treinamento, os colaboradores podem usar apenas uma pequena parte das funcionalidades, além de cometer erros que podem afetar a operação. Isso gera retrabalho, perda de produtividade e resistência ao uso da tecnologia.
Como evitar?
Para evitar que isso aconteça, é importante investir em treinamentos frequentes para todos os setores que utilizam o sistema. Além disso, deve-se criar uma cultura de aprendizado contínuo, de modo a incentivar a equipe a dominar o ERP.
3) Falta de sustentação e suporte
A falta de uma equipe de sustentação e suporte também é um dos erros frequentes na gestão do ERP Protheus. Sendo assim, problemas de lentidão, travamentos e erros de configuração acabam sendo tratados com improviso, o que atrasa processos e gera insegurança na operação. Além disso, muitos gestores deixam de realizar manutenções preventivas, focando apenas em “apagar incêndios”.
Como evitar?
A melhor forma de evitar é manter o monitoramento e acompanhamento contínuo do desempenho do sistema, assim como suporte especializado.
4) Customizações sem estratégia
O Protheus permite customizações, mas muitas empresas pecam quando não possuem uma estratégia para utilizar essas customizações da melhor maneira. Isso pode gerar incompatibilidades em futuras atualizações, falhas de integração e dificuldades na manutenção do sistema.
Como evitar?
É possível evitar esse erro com o planejamento de cada customização de acordo com as necessidades reais do negócio. Ademais, também é importante documentar todas as alterações realizadas e contar com o apoio de desenvolvedores especializados em AdvPL que conheçam as boas práticas de customização.
5) Não considerar a conformidade fiscal
Para indústrias e varejistas, manter a conformidade com as obrigações fiscais é essencial. Muitas empresas, no entanto, configuram incorretamente o módulo fiscal do Protheus ou deixam de atualizá-lo conforme mudanças na legislação. Isso pode resultar em multas, atrasos na entrega de obrigações e até mesmo problemas de conformidade fiscal.
Como evitar?
É importante atualizar regularmente os módulos fiscais do Protheus, assim como contar com consultores especializados em obrigações fiscais e tributárias.
6) Falta de integração entre setores
A gestão do ERP Protheus requer uma visão integrada do negócio. Quando os módulos não são configurados da forma correta ou os departamentos não utilizam o sistema de forma alinhada, podem haver falhas de comunicação. Por consequência, isso afeta a tomada de decisão e pode gerar conflitos entre áreas como finanças, RH, fiscal e estoque.
Como evitar?
Para evitar, é importante configurar corretamente os módulos para que “conversem” entre si, assim como padronizar processos e fluxos de informação e realizar reuniões de alinhamento entre os setores para garantir o uso estratégico do ERP.
7) Ignorar atualizações do sistema
Deixar de atualizar o Protheus pode ser um erro grave, uma vez que as versões antigas ficam vulneráveis a falhas de segurança. Além disso, também pode apresentar incompatibilidades com novas legislações fiscais e pode comprometer a eficiência da operação.
Como evitar?
A melhor alternativa para evitar esse erro na gestão do ERP Protheus é mantê-lo sempre atualizado, respeitando o calendário de releases da TOTVS. O ideal é planejar as atualizações com antecedência para não impactar a operação e sempre fazer testes com as novas versões.
8) Não contar com uma consultoria especializada
Por último, mas não menos importante, um dos erros mais caros na gestão do ERP Protheus é tentar resolver tudo internamente sem apoio de especialistas. A falta de experiência pode resultar em problemas de configuração, atrasos na resolução de falhas e dificuldade em explorar todo o potencial do ERP.
Como evitar?
Conte com uma consultoria especializada em gestão do ERP Protheus, que ofereça suporte, customizações, treinamentos e sustentação.
Prepare sua empresa para crescer com suporte na gestão do ERP Protheus
Por fim, a gestão do ERP Protheus de forma adequada pode ser o diferencial que sua empresa precisa para ganhar eficiência, reduzir custos e se manter em conformidade fiscal. Evitar os erros no uso do sistema requer visão estratégica e o apoio de especialistas que entendam a fundo o ERP e as necessidades da sua operação.
Como consultoria especializada no ERP TOTVS Protheus, a M3Case oferece serviços completos de implantação, sustentação, suporte, treinamentos e customizações. Nosso objetivo é garantir que pequenas e médias empresas do setor industrial e varejista explorem todo o potencial do Protheus de forma ágil, segura, com adaptação às suas necessidades.
Desse modo, o Protheus deixa de ser apenas uma ferramenta de gestão e se torna fundamental para o crescimento sustentável e competitivo do seu negócio.
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